Dichiarazione sulla protezione dei dati

Bozza – da far verificare da un avvocato prima della messa online (nLPD).

Titolare del trattamento

hallo@letterino.ch. Si applica la legge federale svizzera sulla protezione dei dati (LPD). Per le clienti e i clienti domiciliati nell’UE, nel SEE o nel Regno Unito può applicarsi inoltre il GDPR o il UK GDPR; in tal caso trattiamo i vostri dati per l’esecuzione del contratto con voi (art. 6 par. 1 lett. b GDPR) e, per i dati tecnici, sulla base del nostro interesse legittimo a un esercizio sicuro.

Quali dati trattiamo e a quale scopo

Trattiamo solo i dati necessari per il vostro ordine, il suo pagamento, le comunicazioni di stato e l’esercizio sicuro. Non ci sono conti cliente, e-mail pubblicitarie né profilazione.

Le indicazioni per la vostra lettera: il vostro nome e indirizzo, l’indirizzo del destinatario, il numero di contratto o di polizza, il contenuto della lettera e la firma.
I documenti e le foto caricati: li convertiamo in PDF e vi anteponiamo un foglio con l’indirizzo. La conversione avviene sul nostro server in Svizzera.
Il vostro indirizzo e-mail per la conferma, il numero d’invio e le comunicazioni di stato.
I dati di pagamento sono trattati esclusivamente dal fornitore di servizi di pagamento Stripe. Non vediamo alcun dato della carta, solo se è stato pagato e con quale mezzo di pagamento.
Solo per «Foto & regali»: le vostre foto (ridotte nel browser a un massimo di 3600 pixel, memorizzate da noi in forma cifrata), prodotto e quantità, l’indirizzo del destinatario nonché il vostro nome e indirizzo per l’ordine.
Solo se utilizzate «Invio automatico»: il vostro indirizzo e-mail come conto, il vostro indirizzo di ricezione personale, le e-mail con allegato PDF che vi inviate, il collegamento alla vostra cartella dell’app Dropbox (vediamo solo questa cartella), per le lettere mensili una copia del documento nonché un mezzo di pagamento memorizzato presso Stripe.
Dati tecnici: indirizzo IP e momento della richiesta, conservati brevemente per la protezione dagli abusi (limitazione delle richieste) e per la ricerca di errori.

Non prendiamo decisioni individuali automatizzate ai sensi dell’art. 21 LPD.

Memorizzazione sul vostro dispositivo

Affinché non dobbiate reinserire le vostre indicazioni, salviamo il vostro nome, il vostro indirizzo e il vostro indirizzo e-mail nella memoria del browser (localStorage). Questi dati lasciano il vostro dispositivo solo insieme a un ordine. Potete cancellarli in qualsiasi momento nel modulo con «Dimentica». Una lettera iniziata resta salvata 7 giorni sul vostro dispositivo e viene cancellata dopo il pagamento. Impostiamo cookie solo se effettuate l’accesso per «Invio automatico»: un cookie di accesso valido 60 giorni e cancellato alla disconnessione.

Destinatari (responsabili del trattamento)

Un fornitore di servizi di stampa e spedizione con sede in Svizzera: stampa, imbustamento e consegna alla posta del paese di destinazione o a un servizio postale internazionale. Per le lettere all’estero, la lettera stampata con l’indirizzo giunge naturalmente nel paese di destinazione.
Solo per «Foto & regali»: un laboratorio fotografico con sedi di produzione nell’UE, nel Regno Unito e negli USA. Riceve le foto (download tramite un link valido solo per il vostro ordine, che scade dopo 48 ore) e nome e indirizzo del destinatario, non il vostro indirizzo e-mail. La produzione avviene nel territorio doganale del destinatario (destinatari in Svizzera e nel Liechtenstein: all’estero); i dati vengono trasmessi negli USA solo per destinatari negli USA.
Solo per «Invio automatico»: Dropbox (se collegate la vostra cartella) e un servizio per le e-mail in entrata.
Stripe Payments Europe Ltd. (Irlanda): elaborazione dei pagamenti (TWINT, carte, Apple Pay, Google Pay).
Infomaniak Network SA (Svizzera): hosting, invio di e-mail, backup in Svizzera.

Comunicazione all’estero

L’applicazione e la banca dati funzionano esclusivamente in Svizzera. I dati vengono trasmessi all’estero solo nella misura necessaria per il vostro ordine: alla posta del paese di destinazione, al laboratorio fotografico nel territorio doganale del destinatario, al fornitore di servizi di pagamento e, se lo collegate, a Dropbox. Secondo il diritto svizzero, l’UE, il SEE e il Regno Unito sono considerati paesi con una protezione dei dati adeguata. Per gli USA ciò vale solo per le imprese certificate secondo lo Swiss-US Data Privacy Framework; altrimenti basiamo la comunicazione su clausole standard di protezione dei dati o altre garanzie adeguate, oppure sul fatto che è direttamente necessaria per l’esecuzione del vostro ordine (art. 17 cpv. 1 lett. b LPD). Le lettere per altri paesi vengono recapitate lì perché lo ordinate voi.

Durata di conservazione

Dopo l’ordine tratteniamo la vostra lettera per 15 minuti (con una data di invio scelta fino a quel giorno), affinché possiate annullare. In caso di annullamento, o se il pagamento fallisce prima della stampa, cancelliamo subito il contenuto della lettera.
Cancelliamo la vostra firma non appena la lettera è trasmessa alla tipografia.
Cancelliamo i file caricati non appena sono trasmessi alla tipografia. Non conserviamo il PDF di una lettera redatta.
Cancelliamo automaticamente i contenuti delle lettere e i dati degli indirizzi: 30 giorni dopo la consegna, per le lettere senza conferma di consegna (posta A, estero) 30 giorni dopo la spedizione.
Cancelliamo le bozze e i caricamenti non pagati dopo 7 giorni.
Foto: cancelliamo le foto non ordinate dopo 24 ore, quelle ordinate non appena il laboratorio le ha scaricate (al più tardi 30 giorni dopo la spedizione), in caso di annullamento subito. Per quanto tempo il laboratorio conservi la sua copia è disciplinato dal suo contratto di trattamento dei dati.
Lettere mensili: cancelliamo la copia del documento non appena interrompete l’invio mensile. I link di accesso sono validi 30 minuti. Cancelliamo il vostro conto su richiesta per e-mail.
Salviamo il vostro indirizzo e-mail in forma cifrata e lo cancelliamo 1 anno dopo l’ordine. Fino ad allora potete richiedere di nuovo i link di stato in «I miei ordini».
Segnalazioni di problemi sulle foto: il laboratorio fotografico riceve la vostra descrizione e le vostre foto tramite link validi solo per questa segnalazione. Li cancelliamo dopo 120 giorni.
Conserviamo i giustificativi di ordine e di pagamento (senza il contenuto delle lettere) per 10 anni, come richiesto dall’obbligo legale di conservazione (art. 958f CO).

Sicurezza

I contenuti delle lettere, gli indirizzi e i file caricati sono memorizzati da noi in forma cifrata; la connessione con il vostro browser è cifrata (HTTPS).

Nessuna cessione, nessun addestramento di IA

Non vendiamo dati, non li cediamo a terzi per i loro scopi e non utilizziamo i vostri dati per addestrare modelli di IA.

I vostri diritti

Potete chiedere in qualsiasi momento l’accesso ai vostri dati, la loro rettifica, cancellazione o consegna in un formato corrente e opporvi a un trattamento: hallo@letterino.ch. Di regola rispondiamo entro 30 giorni. Potete inoltre presentare reclamo all’Incaricato federale della protezione dei dati e della trasparenza (IFPDT) e, se siete domiciliati nell’UE o nel Regno Unito, all’autorità di protezione dei dati del vostro paese.