Déclaration de protection des données

Projet – à faire vérifier par un avocat avant la mise en ligne (nLPD).

Responsable du traitement

hallo@letterino.ch. La loi fédérale suisse sur la protection des données (LPD) s’applique. Pour les clientes et clients domiciliés dans l’UE, dans l’EEE ou au Royaume-Uni, le RGPD ou le UK GDPR peut s’appliquer en plus ; nous traitons alors vos données pour l’exécution du contrat conclu avec vous (art. 6, par. 1, let. b RGPD) et, pour les données techniques, sur la base de notre intérêt légitime à un fonctionnement sûr.

Quelles données nous traitons et dans quel but

Nous ne traitons que les données nécessaires à votre commande, à son paiement, aux messages de statut et au fonctionnement sûr du service. Il n’y a ni comptes clients, ni e-mails publicitaires, ni profilage.

  • Les indications pour votre lettre : vos nom et adresse, l’adresse du destinataire, le numéro de contrat ou de police, le contenu de la lettre et la signature.
  • Les documents et photos téléversés : nous les convertissons en PDF et y ajoutons une feuille d’adresse en tête. La conversion a lieu sur notre serveur en Suisse.
  • Votre adresse e-mail pour la confirmation, le numéro d’envoi et les messages de statut.
  • Les données de paiement sont traitées exclusivement par le prestataire de paiement Stripe. Nous ne voyons aucune donnée de carte, seulement si le paiement a été effectué et avec quel moyen de paiement.
  • Uniquement pour « Photos & cadeaux » : vos photos (réduites dans le navigateur à 3600 pixels au maximum, stockées chez nous sous forme chiffrée), le produit et le nombre, l’adresse du destinataire ainsi que vos nom et adresse pour la commande.
  • Uniquement si vous utilisez « Envoi automatique » : votre adresse e-mail comme compte, votre adresse de réception personnelle, les e-mails avec pièce jointe PDF que vous y envoyez, la connexion à votre dossier d’application Dropbox (nous ne voyons que ce dossier), pour les lettres mensuelles une copie du document ainsi qu’un moyen de paiement enregistré chez Stripe.
  • Données techniques : adresse IP et heure de la requête, conservées brièvement pour la protection contre les abus (limitation des requêtes) et la recherche d’erreurs.

Nous ne prenons aucune décision individuelle automatisée au sens de l’art. 21 LPD.

Stockage sur votre appareil

Pour que vous n’ayez pas à ressaisir vos indications, nous enregistrons vos nom, adresse et adresse e-mail dans la mémoire de votre navigateur (localStorage). Ces données ne quittent votre appareil qu’avec une commande. Vous pouvez les supprimer à tout moment dans le formulaire avec « Oublier ». Une lettre commencée reste enregistrée 7 jours sur votre appareil et est supprimée après le paiement. Nous ne posons des cookies que si vous vous connectez pour « Envoi automatique » : un cookie de connexion valable 60 jours et supprimé à la déconnexion.

Destinataires (sous-traitants)

  • Un prestataire d’impression et d’expédition ayant son siège en Suisse : impression, mise sous pli et remise à la poste du pays de destination ou à un service postal international. Pour les lettres à l’étranger, la lettre imprimée avec l’adresse parvient naturellement dans le pays de destination.
  • Uniquement pour « Photos & cadeaux » : un laboratoire photo avec des sites de production dans l’UE, au Royaume-Uni et aux États-Unis. Il reçoit les photos (téléchargement via un lien valable uniquement pour votre commande et qui expire après 48 heures) ainsi que le nom et l’adresse du destinataire, mais pas votre adresse e-mail. La production a lieu dans le territoire douanier du destinataire (destinataire en Suisse et au Liechtenstein : à l’étranger) ; des données ne sont transmises aux États-Unis que pour des destinataires aux États-Unis.
  • Uniquement pour « Envoi automatique » : Dropbox (si vous connectez votre dossier) et un service pour les e-mails entrants.
  • Stripe Payments Europe Ltd. (Irlande) : traitement des paiements (TWINT, cartes, Apple Pay, Google Pay).
  • Infomaniak Network SA (Suisse) : hébergement, envoi d’e-mails, sauvegardes en Suisse.

Communication à l’étranger

L’application et la base de données fonctionnent exclusivement en Suisse. Des données ne sont transmises à l’étranger que dans la mesure nécessaire à votre commande : à la poste du pays de destination, au laboratoire photo dans le territoire douanier du destinataire, au prestataire de paiement et, si vous le connectez, à Dropbox. Selon le droit suisse, l’UE, l’EEE et le Royaume-Uni sont considérés comme des pays offrant une protection des données adéquate. Pour les États-Unis, cela ne vaut que pour les entreprises certifiées selon le Swiss-US Data Privacy Framework ; sinon, nous fondons la communication sur des clauses types de protection des données ou d’autres garanties appropriées, ou sur le fait qu’elle est directement nécessaire à l’exécution de votre commande (art. 17, al. 1, let. b LPD). Les lettres destinées à d’autres pays y sont distribuées parce que vous le commandez.

Durée de conservation

  • Après la commande, nous retenons votre lettre pendant 15 minutes (jusqu’au jour de la date d’envoi si vous en avez choisi une) pour que vous puissiez annuler. En cas d’annulation, ou si le paiement échoue avant l’impression, nous supprimons immédiatement le contenu de la lettre.
  • Nous supprimons votre signature dès que la lettre est transmise à l’imprimerie.
  • Nous supprimons les fichiers téléversés dès qu’ils sont transmis à l’imprimerie. Nous ne conservons pas le PDF d’une lettre rédigée.
  • Nous supprimons automatiquement le contenu des lettres et les données d’adresse : 30 jours après la distribution, et pour les lettres sans confirmation de distribution (courrier A, étranger) 30 jours après l’envoi.
  • Nous supprimons les brouillons et téléversements non payés après 7 jours.
  • Photos : nous supprimons les photos non commandées après 24 heures, les photos commandées dès que le laboratoire les a téléchargées (au plus tard 30 jours après l’envoi), et immédiatement en cas d’annulation. La durée de conservation de la copie du laboratoire est réglée par son contrat de sous-traitance.
  • Lettres mensuelles : nous supprimons la copie du document dès que vous arrêtez l’envoi mensuel. Les liens de connexion sont valables 30 minutes. Nous supprimons votre compte sur demande par e-mail.
  • Nous enregistrons votre adresse e-mail chiffrée et la supprimons 1 an après la commande. D’ici là, vous pouvez redemander vos liens de statut sous « Mes commandes ».
  • Signalements de problèmes sur les photos : le laboratoire photo reçoit votre description et vos photos via des liens valables uniquement pour ce signalement. Nous les supprimons après 120 jours.
  • Nous conservons les justificatifs de commande et de paiement (sans le contenu des lettres) pendant 10 ans, comme l’exige l’obligation légale de conservation (art. 958f CO).

Sécurité

Le contenu des lettres, les adresses et les fichiers téléversés sont stockés chez nous sous forme chiffrée ; la connexion avec votre navigateur est chiffrée (HTTPS).

Pas de transmission, pas d’entraînement d’IA

Nous ne vendons aucune donnée, ne la transmettons pas à des tiers pour leurs propres fins et n’utilisons pas vos données pour entraîner des modèles d’IA.

Vos droits

Vous pouvez à tout moment demander l’accès à vos données, leur rectification, leur suppression ou leur remise dans un format courant, et vous opposer à un traitement : hallo@letterino.ch. Nous répondons en règle générale dans les 30 jours. Vous pouvez en outre déposer une plainte auprès du Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT) et, si vous êtes domicilié dans l’UE ou au Royaume-Uni, auprès de l’autorité de protection des données de votre pays.